6 etapas do processo de recebimento de mercadorias

Atingir a eficiência operacional é uma das grandes finalidades de qualquer negócio. No setor de logística, essa meta se torna ainda mais relevante, já que o processo de recebimento de mercadorias requer muita atenção e agilidade para garantir uma boa produtividade à empresa, além de ser a fase que inicia o fluxo de materiais. 

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Quando o gerenciamento não é feito de forma adequada, a possibilidade de ocorrer erros é alta, refletindo no inventário e prejudicando a produtividade da instalação. Por esse motivo, é importante conhecer as atividades que esse processo abrange, o seu alcance e as estratégias existentes para melhorá-las.

Pensando nisso, explicaremos neste artigo, como funciona o processo de recebimento de mercadorias e quais são as suas principais etapas. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é e como funciona o processo de recebimento de materiais?

O recebimento de mercadorias consiste em um conjunto de atividades necessárias para receber os produtos adquiridos dos fornecedores. Ou seja, é o processo que acontece assim que as mercadorias compradas são entregues na empresa.

Resumidamente, essas atividades se resumem em receber, descarregar, conferir, armazenar e direcionar os produtos de forma adequada. Embora pareça um processo simples, é necessário executar essas tarefas com muita atenção.

Afinal de contas, descarregar os produtos de maneira incorreta pode prejudicar a produtividade e as finanças empresariais, como as inconformidades entre o preço negociado e o informado na nota.

Vale destacar que o processo pode variar de acordo com a empresa e as suas características. Porém, o principal objetivo é assegurar o abastecimento da cadeia de suprimentos. Com isso, a empresa evita problemas com a ruptura de estoque. Além disso, o processo operacional está diretamente ligado à qualidade e ao nível de serviço do cliente prestado.

Quais são as etapas do processo de recebimento de mercadorias?

O recebimento de mercadorias é algo que vai além da entrada dos pedidos derivados dos fornecedores. Trata-se de um processo que envolve várias tarefas, conforme veremos a seguir.

Vale destacar que não existe apenas uma estratégia de controle e recebimento de mercadorias, porque cada organização pode sentir a necessidade de manter os seus próprios parâmetros, dependendo da sua área de atuação. 

Confira abaixo algumas etapas importantes que precisam estar em seu processo de recebimento de mercadorias.

1. Solicitação de compra e agendamento da entrega

Quando falamos em solicitação de compras, trata-se de um procedimento interno, geralmente realizado pelo almoxarifado ou pelo próprio setor produtivo, no momento em que constatam que o estoque está abaixo ou próximo do nível mínimo pré-definido.

No caso da entrega, ela deve ser realizada de acordo com a necessidade da empresa. Por isso, é preciso negociar junto ao fornecedor uma data que seja favorável para ambas as partes.

2. Identificação dos produtos

Assim que as mercadorias chegam, é importante conferir se os produtos solicitados estão de fato conforme a programação e o planejamento. Vale lembrar que essa identificação facilita a localização, a rastreabilidade e a organização do estoque.

Por meio dela, é possível separar os produtos em seus diferentes estágios de produção e direcioná-los para o local de armazenamento.

3. Conferência das notas

Outra etapa importante é a conferência das notas fiscais e dos próprios itens descritos, que pode ser dividida em inspeção quantitativa e qualitativa. Isso garante que todo o pedido solicitado ao fornecedor foi realmente entregue de forma apropriada, ainda mais se houver avarias provenientes do transporte. 

Depois de conferidas, as informações são direcionadas para o coletor de dados, que verifica os produtos, faz o registro no estoque e encaminha para o setor de separação.

4. Definição do método de descarga

De modo geral, na etapa de pedidos já temos a definição do método de recebimento de produtos, mas essa não é uma regra. Desse modo, a companhia deve determinar o melhor meio de descarga dos itens, garantindo agilidade no processo e não danificando nenhuma mercadoria.

Ressaltamos que o embarque e o desembarque dos produtos precisa ser agendado e planejado, além de haver um estudo do local onde será realizada a descarga, sobretudo pelas restrições de trânsito.

5. Verificação de avarias

Outro aspecto indispensável no recebimento de mercadorias é a inspeção de defeitos ou avarias. Realizar essa checagem auxilia no controle de perdas, na gestão de custos e na otimização dos processos. Caso encontre algum item que não esteja de acordo com as especificações desejadas, o ideal é recusar o pedido e devolver a carga ao fornecedor. 

Uma ótima alternativa para esse controle é utilizar um software de checklist, que permite criar relações de dependência entre os itens. Por exemplo, ao responder sim para uma pergunta, outra questão relacionada surgirá, para obter mais informações sobre a mercadoria.

6. Armazenagem e organização no estoque

Realizada a verificação dos produtos recebidos, o último ponto para ajudar no processo é a organização e o armazenamento das mercadorias em locais previamente determinados. 

As mercadorias precisam ser separadas por categorias e/ou etiquetadas. Isso pode reduzir os desperdícios de tempo e de perdas no estoque. Dessa forma, é possível otimizar os espaços disponíveis e facilitar a localização das mercadorias quando necessário.

Quais são os cuidados que devemos tomar no recebimento de mercadorias?

A integração e a transparência em todas as operações da empresa são questões fundamentais em toda a cadeia de suprimentos do negócio. Dessa maneira, quando bem executadas, elas simplificam a forma de gerenciar as mercadorias, além de tornarem-se pontos estratégicos e estruturantes das ações da empresa.

Nesse sentido, alguns cuidados básicos são essenciais, pois visam simplificar e qualificar a gestão empresarial, com o intuito de reduzir as falhas que poderiam chegar até o consumidor final.

Encontrar os melhores fornecedores é apenas o primeiro quesito para alcançar o sucesso. Para o recebimento de produtos, a logística deve ser executada com eficiência e agilidade, para evitar adversidades nas etapas futuras.

Além disso, listamos algumas dicas que fazem toda a diferença no processo, veja quais são:

• invista na capacitação dos colaboradores;
• faça um bom planejamento e agendamento de entrega;
• aposte na integração dos departamentos;
• mantenha uma parceria com seus fornecedores;
• automatize a conferência dos pedidos de compras;
• aprenda a realizar uma conferência quantitativa;
• faça uma avaliação qualitativa das mercadorias;
• conheça a importância de atuar de forma estratégica no seu negócio;
• incorpore soluções tecnológicas ao seu cotidiano.

Além dessas dicas, adotar um Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) é uma ótima alternativa para o processo de recebimento de mercadorias, pois ele consegue gerir as atividades sem interferir nas demais operações do armazém e sem desorganizar o controle de estoque.

Como você pôde ver, as etapas do processo de recebimento de mercadorias são de extrema relevância para as organizações. Sem dúvida, a gestão adequada dessas operações traz resultados positivos aos negócios, eliminando gargalos e uma série de problemas. Portanto, não perca tempo e coloque tudo em prática!