Agenciamento Marítimo — entenda as particularidades de Operações e Documentação

O agenciamento de cargas em transportes marítimos é uma atividade que gera dúvidas em muitas pessoas. Afinal, quais particularidades exigem atenção em um contrato de afretamento, por exemplo? O que demanda mais cuidados na hora de planejar uma rota?

Pensando na grande relevância que essas questões têm para o setor, preparamos este conteúdo. Ao longo do texto, você entenderá quais são os principais detalhes envolvidos na operação e na documentação exigida no contexto do agenciamento marítimo.

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O que é o agenciamento operacional e qual é a sua importância?

Para elaborar este artigo, conversamos com Mônica Baldo — especialista em agenciamento marítimo — e Márcio Panisset — que atua como gerente de operações.

Em poucas palavras, o agente marítimo, isto é, aquele que cuida do agenciamento de navios, é a parte que, na qualidade de mandatário do dono e/ou do operador do navio, realiza suas funções de forma a satisfazer às necessidades deles, em diversas frentes, tais como:

• autoridades marítimas;
• prestadores de serviço;
• pessoas envolvidas com as etapas de escala.

Sendo assim, “essa figura funciona como um mandatário, que atua sempre por conta e ordem do operador ou do armador para atender, da melhor forma possível, às demandas por eles apresentadas — buscando os melhores preços, encontrando uma escala mais rápida, mapeando serviços de qualidade para o navio etc.”, explica Mônica.

A importância dessa atividade se deve ao fato de que, no mercado de navegação (offshore ou carga), ela é um componente imprescindível. Embora possa parecer pequena dentro de todo o volume financeiro envolvido, ela contribui para que os erros não existam e para as negociações avançarem da melhor forma possível.

Afinal, “se acontecer alguma falha, por mais simples que seja, a operação pode ser comprometida, fazendo com que o navio fique muito tempo parado no porto ou impedindo a liberação da carga”, afirma Mônica. Trata-se, portanto, de uma engrenagem fundamental para o processo.

Qual é a relação entre segurança e agenciamento?

Como o agente atua por conta e ordem do armador, ou seja, como mandatário deste perante as autoridades envolvidas na operação, a escolha desse profissional deve ser feita com bastante cuidado. Por consequência, a agência marítima contratada deve reunir experiência, conhecimento sobre as leis e bom relacionamento com os órgãos públicos.

Além disso, “a segurança e o agenciamento estão relacionados em vários sentidos. Quando ocorre a definição das informações necessárias para um navio escalar em determinado porto, por exemplo, é preciso verificar se o calado de um navio é compatível com o terminal e com o acesso, se a quantidade de rebocadores atende à manobra e assim por diante”, pontua Márcio.

Portanto, boas agências buscam seguir não somente seus próprios pré-requisitos de segurança, mas também trabalham para conhecer as regras dos outros terminais a fim de cumpri-las e garantir a tranquilidade da operação.

De acordo com Márcio, “algumas empresas, inclusive, contam com recursos internos para promover a manutenção das exigências, de modo que elas sejam estabelecidas e ligadas à própria cultura organizacional”. Assim, os profissionais responsáveis passam a vivenciar essa realidade em suas rotinas, o que facilita na hora de aplicá-las.

Como o agenciamento de cargas operacional se diferencia do agenciamento documental?

O agenciamento operacional é o front da operação, ou seja, é ele que vai ter contato com a embarcação, obter informações sobre o navio — data de chegada, notas diárias etc. — e se comunicar com as autoridades, na qualidade de mandatário do armador. Trata-se do atendimento mais tangível. O documental é o que cuida da parte burocrática: as entradas nos sistemas do governo, a importação dos documentos necessários e afins.

Normalmente, o atendimento operacional é feito para atender ao navio e à documentação referente à carga. O agenciamento documental, por sua vez, está atrelado aos documentos e à comprovação operacional — documentos disponibilizados no porto, tarefa esta realizada pelo agente operacional contratado, com base nas documentações apresentadas pelo armador.

Dessa forma, quando a documentação é voltada à carga ou ao reposicionamento de contêineres vazios, ela é tratada e trabalhada pelo agente, que atua enquanto mandatário do armador para esse fim, ou seja, por conta e ordem deste último.

No caso dos navios “liners”, com a parceria de armadores em uma única operação marítima, cada agente marítimo mandatário realiza o preparo da documentação de carga do seu armador mandante. Cabe ao armador operacional a responsabilidade de abrir de escala no sistema mercante, bem como o registro de atracação e desatracação (passe de saída) no sistema Siscomex Carga.

Em embarques de cargas do tipo “tramp”, na maioria das vezes, o agente operacional cuida da documentação de carga. Porém, algumas agências vêm inovando nesse sentido: de acordo com os contratos firmados diretamente com clientes, elas passam a realizar por conta e ordem de seus clientes as operações referentes à documentação, mesmo não sendo responsáveis pela área operacional.

Quais são as particularidades de cada um?

A maior particularidade está relacionada à proximidade com o navio. O operacional tem um contato dinâmico e intenso com ele e com os terminais, porque lida com o dia a dia da operação. Ele deve acompanhar se tudo está sendo feito como previsto. Ou seja, essa conexão se inicia com antecedência, a partir do envio de uma relação que informa quanto vai custar ter o navio em determinado porto e outros detalhes do gênero.

“O documental é completamente diferente, tendo em vista que a ligação com a realidade rotineira da operação é muito menor e mais virtual. Suas obrigatoriedades se associam ao cumprimento de prazos e aos registros nos sistemas específicos, os processos são acompanhados a distância”, diferencia Márcio.

Quando contratar cada uma dessas modalidades?

Qualquer operação deve contar com a contração de um agenciamento de cargas operacional. Ainda mais se considerarmos a importância que essa modalidade tem em relação à documentação da embarcação.

Em contrapartida, a contratação do documental é indicada para casos com movimentação de carga ou reposicionamento de containers. Vale lembrar que, se a embarcação tiver carga a bordo em trânsito para outro país, também é preciso contratá-lo, pois essas informações devem ser registradas nos sistemas governamentais (Mercante e Siscomex Carga).

“Às vezes, exportadores e outros grandes players contratam apenas a emissão da documentação. Apesar disso, o comum é que ambos andem juntos na maior parte dos processos — os dois tipos de agenciamento são contratados”, recomenda Márcia.

Enfim, o agenciamento de cargas, tanto o operacional quanto o documental, são importantes para os mercados de afretamento, importação, exportação, cabotagem e para cargas em trânsito internacional. Por isso, é fundamental conhecê-los antes de dar início a um procedimento na área.

Se você gostou do conteúdo, aproveite para entender como o agenciamento marítimo pode ajudar em seus negócios!