Como fazer a separação de pedidos na logística?

Caso a sua empresa, além da produção, também seja responsável pela entrega, então você sabe da importância de uma estratégia para a separação de pedidos na logística. No entanto, se a gestão da área não faz parte de suas prioridades, há grandes chances de seu negócio sofrer para atender aos clientes de forma satisfatória.

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Afinal, a separação de pedidos é um dos elementos-chave do processo de entrega de um produto. Se ela não funciona bem, o envio e, portanto, a satisfação do consumidor não acontecem.

A boa notícia é que existem técnicas para tornar esse processo mais eficiente. Neste texto, separamos algumas dicas do que você pode fazer. Confira!

O que é a separação na logística?

Antes de mostrarmos como é possível melhorar essa etapa, vamos deixar bem claro o que realmente significa a separação na logística, ou picking.

Esse processo não se refere apenas ao ato de pegar um produto e mandá-lo para a entrega, na verdade, é tudo o que acontece até chegar na casa do comprador. Sendo assim, envolve desde a escolha, a confirmação do pagamento até a retirada do estoque e entrega.

Quais são os modos de separação de pedidos?

Mesmo que pareça uma etapa simples, existem diferentes formas de executar a separação de pedidos. As variáveis dependem, principalmente, da estrutura do depósito, além do objetivo da empresa. 

Também, é bastante comum que a gestão não utilize apenas uma forma de se organizar, mas mescle duas ou mais para se adaptar melhor ao depósito.

A seguir, conheça as principais maneiras de separar os pedidos. Continue!

Seleção de zona

Esse é um dos casos em que a estrutura do armazém é a principal responsável por determinar como será a separação. A seleção de zona é geralmente utilizada em grandes depósitos, onde um mesmo pedido pode conter vários produtos. Nesse caso, para reduzir o tempo de locomoção, a organização é realizada em zonas.

O depósito é dividido em setores de acordo com as características do pedido — por exemplo, peso, fragilidade, etc. Os itens são selecionados conforme se relacionam com a área, isto é, se uma encomenda contém produtos pesados, eles serão separados na zona destinada aos objetos de maior peso.

Na hora da separação, as caixas ou containers passam por cada zona para pegar um ou mais produtos de acordo com o que o cliente comprou.

Separação discreta

Aqui, a separação não acontece por área, mas sim individualmente, o que torna o processo ainda mais lento do que o anterior. Normalmente, os funcionários devem verificar qual é o produto, a quantidade e empacotá-los para o envio.

Por ser uma forma menos automatizada, é um tipo ideal para armazéns menores ou no qual a equipe é reduzida, funcionando para situações de menor demanda.

Pedido múltiplo

Primeiramente, os produtos são avaliados conforme a procura, ou seja, a sua popularidade. O que acontece é que são coletados vários pedidos ao mesmo tempo, agrupando aqueles que são mais comuns em uma lista. A ideia é deixá-los prontos para quando os selecionadores receberem o sinal para separá-los.

Portanto, no pedido múltiplo, ao invés de separar os itens de uma única encomenda, o operador pega a lista e coleta as unidades em um mesmo lote. É uma técnica ideal para e-commerce que tenha pouca variação na rotina dos pedidos.

Seleção de cluster

Nesse caso, o depósito é dividido em grupos de produtos com as mesmas funções – por exemplo, de limpeza, alimentos, eletrônicos, etc. Os funcionários recebem os pedidos e coletam os itens em cada cluster correspondente. A grande vantagem dessa técnica é que os colaboradores não perdem tempo procurando os produtos pelo depósito, indo diretamente no cluster relacionado.

Wave Picking

Também conhecido como picking por ondas, é uma forma de separação em que os pedidos são organizados por lotes (ondas). Cada um é agrupado a uma série de itens que podem conter as mesmas características, como prazo, peso, etc. 

Por exemplo, se um centro de distribuição recebe 60 pedidos em um dia, eles podem ser divididos em 4 ondas de 15. Cada lote seria separado em um determinado período de forma a economizar mais tempo e trazer mais velocidade ao envio.

Quais são as etapas do ciclo do pedido?

Mais importante do que conhecer quais são os métodos para entregar os pedidos, é essencial compreender como funciona o processo como um todo. Basicamente, ele é dividido em quatro etapas que vamos conhecer a seguir.

Recebimento

Nessa primeira etapa, o centro de distribuição ou depósito recebe a informação dos pedidos. Como cada empresa pode ter um tipo de canal para esse processo – loja virtual, atendimento presencial, contato direto com o vendedor, etc. –, dependerá mais das ferramentas utilizadas para capturar e registrar exatamente o que o consumidor pediu.

Processamento

Com o pedido em mãos ou registrado, agora é hora de processá-lo. Esse não é um procedimento que ocorre de uma só vez, na verdade, é uma junção de etapas que consiste em preparar, transmitir, receber, atender e acompanhar. É nessa etapa que os setores de venda, atendimento e de estoque trabalham unidos para o consumidor receber o seu produto. 

Por isso, é crucial que a comunicação entre as áreas não tenha nenhum tipo de ruído, além de que a empresa tenha um sistema de gerenciamento. Também é aqui que boa parte da logística é executada, afinal, o objetivo é que o processamento de pedidos seja feito em pouco tempo e que não tenha erros.

Faturamento

Podemos dizer que essa é uma parte do processamento, afinal, a fase do faturamento é onde toda a etapa financeira é executada. Além de, claro, a cobrança e o pagamento, é nesse momento que ocorrem as emissões das notas fiscais e o despacho para a transportadora.

Entrega

Por fim, com todas as fases anteriores executadas, agora é hora da distribuição dos pedidos. É nessa etapa que a empresa entra em contato com a transportadora, que pode ser tanto uma terceirizada como própria.

É um estágio que necessita de planejamento para a sua execução. Isto é, definir antecipadamente qual veículo será utilizado, a carga, o trajeto e também como será a descarga dos itens, entre outros.

Com todos esses elementos prontos, começa a fase de expedição dos pedidos. É uma etapa que precisa de monitoramento por parte da empresa. Atente-se para que todos cumpram o cronograma estabelecido no planejamento.

Por fim, é hora de verificar se o consumidor recebeu o produto no prazo certo e também administrar um canal de suporte para eventuais problemas.

Como fazer uma boa separação de pedidos?

Como mostramos até aqui, a separação de pedidos consiste em uma série de etapas que, para serem executadas, necessitam de alguns cuidados. Atenção ao espaço, ao tipo de entrega e à demanda de pedidos. Além disso, existe uma série de outras medidas que ajudam a tornar todo esse processo mais eficiente.

A seguir, apresentaremos o que você pode fazer para ter uma boa separação de pedidos. Confira!

Planeje suas rotas de coleta

O planejamento será uma atividade constante durante a separação. Entenda que, justamente por ser uma atividade mais mecanizada, já que não há uma variedade na sua execução, ter um passo a passo é muito importante para o sucesso da operação.

Nesse caso, independentemente do tipo escolhido, seja seleção de zona, wave picking ou seleção de cluster, é essencial que se tenha clara qual será a rota que os funcionários farão no depósito.

Ela deve ser definida pensando na produtividade e na eficiência, afinal, é importante que nada atrapalhe o percurso dos colaboradores. Também não esqueça de sempre reavaliar esse planejamento – a meta deve ser procurar melhorias e evitar que o processo fique obsoleto.

Revise regularmente as estratégias

Aqui é importante que não apenas os métodos de armazenamento sejam revisados, mas também o abastecimento de produtos. Para isso, é essencial ter a organização no fluxo de pedidos.

Da entrada até o preparo e o envio, todas essas etapas devem funcionar de maneira coordenada, sendo importante investir nas estratégias e, claro, revisar se a sua execução está sendo realmente efetiva. Além desse cuidado, a gestão deve se atentar a duas situações essenciais para o sucesso da separação: fragmentação do estoque e o seu giro e controle.

No primeiro, é importante evitar que uma mesma unidade de manutenção de estoque ou SKU (Stock Keeping Unit) tenha uma sobrecarga de função e seja utilizada em várias posições no armazém. A tendência é que isso gere mais erros na hora da separação. Também é essencial utilizar estratégias, como a Curva ABC para conseguir mais agilidade durante esse processo.

Já o segundo consiste em um trabalho de análise sobre as entradas e saídas do armazém. Principalmente quais são os produtos que mais possuem pedidos e como organizá-los de uma maneira que facilite o seu armazenamento e retirada.

Nesse processo, será preciso fazer alguns cálculos para saber qual é a quantidade necessária para manter o depósito sempre abastecido com esses produtos. É importante considerar as datas sazonais e os períodos de pico.

Realize inventários periódicos

A gestão deve manter uma rotina para verificar as condições dos produtos depositados no armazém. O objetivo é avaliar se esses itens estão sendo bem armazenados, tanto na maneira como estão dispostos no local, quanto se o depósito garante boas condições de conservação.

No momento da revisão, alguns aspectos devem ser analisados com mais atenção, como a contagem de produtos, a localização e a disposição dos itens, o estado de preservação e a validade, entre outros. Essa é a melhor forma de se precaver e corrigir erros que podem estar dificultando a separação dos pedidos.

Implemente alocação baseada em velocidade

A gestão precisa ter um bom conhecimento de quais produtos têm mais saída para implementar essa estratégia. A ideia é ver a organização do depósito de acordo com o nível de saída de produtos.

Então, mesmo que tenha um certo tempo em que esses itens não saiam do estoque, você sabe que eles são os mais pedidos, portanto, devem estar dispostos de uma maneira que facilite a sua retirada, além, é claro, de sempre serem reabastecidos conforme a demanda.

Utilize indicadores

O monitoramento e a avaliação do desempenho logístico da sua empresa serão um processo essencial para manter o controle do seu estoque e da separação. Ferramentas como os indicadores de desempenho funcionam como uma forma de garantir que a gestão está agindo corretamente e está a caminho de alcançar os seus objetivos.

Automatize processos de separação e expedição

A tecnologia será uma grande aliada para que você consiga agilizar muitas das etapas da separação. Ela garante que boa parte das etapas não apresentem erros.

Existem diversas possibilidades no mercado, porém, os softwares de gestão de estoque são a melhor opção, já que são feitos especialmente para atender às necessidades do setor. Será possível controlar as entradas e saídas, monitorar os prazos de validade, entender quais são os pedidos de maior demanda, entre outros processos.

Qual é a importância dos métodos de separação?

É inegável que o momento da separação é essencial para o sucesso da entrega. É nessa etapa que o pedido é preparado para ser enviado para o cliente, por isso, qualquer erro pode ser fatal para a reputação da empresa. Sendo assim, investimentos para torná-la mais rápida e eficiente devem estar no topo da lista de prioridades.

Gostou de saber dos principais processos de separação de pedidos? Quer continuar aprendendo mais? Então veja o nosso post sobre logística 4.0 e entenda sobre esse conceito.