A documentação eletrônica como forma de otimização de processos

Digitalização reduz a burocracia

A adoção de sistemas online está levando à redução de etapas burocráticas no Brasil, desde o recolhimento de contribuições trabalhistas até as tarifas de exportações. Com este objetivo, o governo federal colocou em andamento, em 2018, a Estratégia Brasileira para a Transformação Digital, a qual estabelece um conjunto de 100 ações para impulsionar a digitalização de processos produtivos e da sociedade num horizonte de quatro anos.

Os resultados já podem ser sentidos. Este ano, foi lançada a carteira de trabalho eletrônica e todas as empresas tiveram que aderir ao E-Social, colocando os dados trabalhistas online. Nas atividades comerciais, a Declaração Única de Exportação, conhecida pela sigla DU-E, usada no processo de envio de mercadorias para o exterior também se tornou obrigatória.

A digitalização já é realidade para a Wilson Sons, uma das maiores agências marítimas independentes do país, que atua diretamente na prestação de serviços de atendimento aos navios e de representação comercial. Mesmo antes da obrigatoriedade da documentação eletrônica para os serviços de exportação, já havia clientes aderindo ao novo sistema, conta o diretor executivo da Wilson Sons, Christian Lachmann. “A tendência é que as empresas solicitem cada vez mais processos digitais, pois isso leva a uma redução do tempo e recursos gasto nas atividades, otimizando custos e aumentando a competitividade das empresas brasileiras no mercado.”, avalia.

Criptografia e Blockchain

Essa digitalização e consequente unificação de processos não leva apenas à redução de papel e de etapas burocráticas, alerta o consultor Thadeu Vigné, resulta também em uma profunda transformação no ambiente de logística. “Com essa evolução digital, vários intermediários da etapa de logística vão desaparecer”, afirma o especialista, que faz uma tese sobre dinâmica das redes de suprimento, na qual estuda o case da adoção do blockchain na exportação da soja dos EUA para a China.

No Brasil, até o momento os bancos seriam os grandes adeptos desta arquitetura inovadora, criada para atender à demanda das moedas digitais, mas o especialista acredita que a inovação vai atingir todos os setores produtivos. “A maneira como o blockchain funciona, reunindo os dados criptografados sobre uma transação em blocos, torna a informação inviolável e transparente ao mesmo tempo, o que é uma demanda da nossa sociedade cada vez mais digital”, explica. Ao discutir segurança nos processos digitais, não há como não falar em assinatura eletrônica, embora ainda seja uma novidade para muitos profissionais e segmentos. “A assinatura eletrônica é vigente no Brasil e já está legalmente aprovada há 17 anos, então não há nenhuma restrição legal para sua utilização. Mas ainda falta a massificação, a grande utilização de soluções, plataformas, que permitam aos processos internos ou externos das empresas serem totalmente realizados na plataforma digital’, avalia o advogado Alexandre Atheniense, especialista em Direito Digital.

Na sua opinião, o governo está fazendo a parte dele, falta agora as empresas, o mercado dar sequência às iniciativas oficiais criando a infraestrutura para a digitalização. “Hoje, já não existe nenhum empecilho para que as empresas exerçam todas as suas atividades 100% sem papel, mas ainda há desafios de ordem prática para vencer”, diz.

O especialista aponta que a tendência é acompanhar a evolução de como as pessoas estão se comunicando pela internet. Como as manifestações de vontade pelo meio eletrônico podem ser realizadas pelos dispositivos móveis de comunicação, smartphones, tablets etc, as soluções do governo e das empresas precisam contemplar esses aparelhos. “Esse é o assunto do momento uma vez que o órgão regulamentador aprovou recentemente a legislação de uso de certificado digitais em nuvem, o que permitirá o funcionamento do uso da assinatura eletrônicas nos dispositivos móveis de comunicação”, conclui.

Passado também vira digital

Fundado há 12 anos, o Centro de Memória da Wilson Sons (CMWS) já digitalizou quase todos os documentos do grupo e vale lembrar que são 180 anos de história! O acervo conta com algumas riquezas como a carta imperial de 1878 da Princesa Isabel, enciclopédia comercial de 1924 e a foto do transporte do vão central da Ponte Rio-Niterói.

Ao todo, são mais de quatro mil documentos catalogados, que podem ser consultados por colaboradores, pesquisadores e estudantes.  O acervo é aberto ao público e as visitas podem ser feitas por meio de agendamento antecipado, pelo e-mail [email protected], para pesquisar informações, dados e documentos relacionados aos setores em que a companhia atua e já atuou. Os documentos e informações reunidos não se referem apenas ao passado remoto, mas abrangem todas as fases de desenvolvimento dos negócios, incluindo os períodos recentes.