Plano de operações: o que é e como fazer

As empresas que desejam se destacar no mercado precisam ficar atentas ao plano de operações, já que por meio dele é possível traçar as metas e objetivos que desejam alcançar durante as atividades no mercado. Sem boas estratégias, é impossível melhorar os processos gerais e logísticos de um negócio.

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Muitos gestores negligenciam o planejamento operacional. Essa ação pode colocar em risco o desenvolvimento da empresa e o cronograma anual pode ficar prejudicado, tendo em vista que os colaboradores não conseguirão realizar as atividades com excelência. 

A seguir, você saberá o que é um plano operacional, quais são os tipos de planos e quais informações devem constar no plano operacional de sua empresa. Com essas informações você entenderá a importância do planejamento e como ele pode ajudar seu negócio. Confira! 

O que é um plano de operações?

Em um primeiro momento, é preciso conhecer a respeito do planejamento estratégico. Ele apresenta a missão, a visão e as metas de longo prazo que a empresa deseja alcançar nos próximos anos. Por essa razão, ele pode ser elaborado a cada 3 ou 5 anos, dependendo da necessidade que o seu empreendimento tem. 

O plano operacional é conhecido como plano de trabalho e consiste na parte no planejamento estratégico responsável pelas atividades diárias – ou seja, ele transforma as metas e os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico em tarefas menores. Sendo assim, isso desburocratiza as tarefas e os colaboradores conseguem executá-las com uma maior facilidade. 

Dessa forma, é válido ressaltar que o planejamento operacional atua, principalmente, com os processos inversos e com os recursos, como os financeiros. Para garantir a criação de um plano eficiente, ele deve ser feito por diversos profissionais e precisa ser aprovado pelo administrador do departamento. Caso seja do setor logístico, o responsável pela área deve verificar todas as informações para que ele seja validado e possa ser utilizado. 

Qual a diferença entre o planejamento estratégico e operacional?

Muitas pessoas têm dúvidas a respeito do plano estratégico e operacional. Para que cada um seja feito de forma correta, é preciso que as distinções entre eles estejam claras. Sendo assim, saiba que a maior diferença está relacionada ao tempo, tendo em vista que o operacional precisa ser feito anualmente e o estratégico pode ser realizado após três anos. 

O orçamento estabelecido nos planos também consiste em uma importante diferença – sendo que o dinheiro para o plano operacional aparece de cada setor da empresa e o do estratégico é proveniente do orçamento em questão. 

Cada setor precisa criar o seu próprio plano de trabalho e cabe a eles destinar os recursos financeiros para fazer o seu plano individual. Isso é muito importante para a tomada de decisão e para que o plano operacional esteja alinhado ao estratégico. Mesmo que eles apresentem importantes diferenças, é necessário que as ideias estejam em conformidade e que contribuam tanto no desenvolvimento do colaborador quanto da empresa. 

Quais são os planos operacionais?

Provavelmente, o seu negócio tem um plano de trabalho já estabelecido, uma vez que muitos setores possuem um documento parecido para conseguir realizar as suas atividades. Logo, ele pode servir de base.

É preciso destacar que um plano operacional é dividido em single-use e ongoing – sendo que o primeiro é elaborado para um tempo mais curto e para solucionar um determinado problema, como o desperdício. Já o ongoing é ideal para as situações que exigem mais tempo e podem ser alteradas conforme o andamento.

Saiba que o segundo também é utilizado para evitar demissões e reter talentos. Ainda é preciso ressaltar que o plano operacional deve caminhar lado a lado com o estratégico para conseguir alcançar as metas e ter uma gestão eficiente. 

Como fazer o planejamento operacional?

Após saber o que é um planejamento operacional e quais são os tipos, é preciso saber criá-lo de forma eficiente. Assim, você conseguirá inserir as informações corretas e ajudará no crescimento de sua organização. Ficou curioso? Confira! 

Organize os processos internos 

Para conseguir elaborar um bom plano operacional, é preciso mapear e organizar os processos internos. Isso ajuda a entender melhor o funcionamento da organização e a encontrar falhas que estejam afetando as atividades.

No setor logístico, por exemplo, essa etapa não pode ser deixada de lado, uma vez que envolve diversas outras para que continue realizando as entregas aos clientes de forma satisfatória. 

Defina suas metas e objetivos 

É fundamental estabelecer metas e objetivos possíveis de serem realizados. Ao fazer isso saiba se eles são alcançáveis e se estão de acordo com o projeto. Se as metas não forem algo realista, o esforço dos colaboradores não será válido e eles podem ficar desmotivados.

Dessa forma, antes de definir as metas, é indicado realizar um estudo para saber quais serão viáveis para o setor logístico e quais ajudarão no desenvolvimento dos colaboradores. Não se esqueça de que elas precisam ser claras, pois essas informações contribuirão na realização das operações. Todo o time precisa entender os objetivos para saber o que deve ser feito para alcançar o sucesso.

Estabeleça um orçamento 

Todas as operações da empresa apresentam gastos. Logo, é fundamental registrar o investimento necessário para a realização das operações. O valor é essencial para que as atividades continuem em andamento.

Além disso, essa etapa precisa ser feita com atenção, pois não é interessante a falta e nem o excesso de dinheiro. 

Determine os prazos 

O planejamento operacional é feito para guiar as atividades durante um ano. Entretanto, o gestor pode estabelecer metas a serem cumpridas em prazos menores, como em um mês.

Sendo assim, é preciso elaborar um cronograma com as atividades e também considerar a sua complexidade. Ele precisa ser objetivo e claro, para que todos os envolvidos consigam entender.

Estabeleça as tarefas

O gestor precisa estabelecer as tarefas que devem ser realizadas por cada colaborador. Desse modo, é possível conseguir as metas propostas com mais precisão.

Durante essa etapa, é fundamental conhecer as principais características dos funcionários para que as funções sejam estabelecidas conforme tais perfis. 

Estabeleça os indicadores 

Para certificar os resultados, é necessário estabelecer os indicadores que serão monitorados. Com eles, será possível acompanhar o desenvolvimento das atividades.

Os principais indicadores de uma empresa são a taxa de conversão, o ticket médio, a quantidade de novos clientes e os contratos finalizados.

Compartilhe as informações 

Todos os colaboradores envolvidos no plano operacional precisam ficar por dentro de todas as informações inseridas. Para isso, é indicado realizar uma reunião para apresentar e compartilhar o documento.

É fundamental que a equipe compreenda as informações com clareza e saiba qual a finalidade do planejamento para evitar possíveis imprevistos, como retrabalhos e falhas.

O que deve conter o plano operacional?

Após saber como realizar um planejamento operacional eficiente, é preciso ficar por dentro das informações que devem ser inseridas. Caso ele não apresente todos os pontos necessários para a realização das atividades, os colaboradores não conseguirão atuar de forma satisfatória e produtiva.

Veja a seguir o que não pode faltar!

Recursos financeiros 

Os recursos financeiros envolvem o capital necessário para a execução das atividades. Assim, é preciso deixar claro no plano operacional o valor e de onde sairá o dinheiro.

Recursos humanos 

É necessário deixar claro no plano quem será o responsável pelas atividades e qual colaborador realizará cada projeto. Além do mais, é preciso mencionar as habilidades necessárias para conseguir concluir as tarefas.

Recursos de tempo 

O recurso de tempo consiste na estimativa do período necessário para que as tarefas sejam feitas. Assim, é preciso deixar claras as datas de início e de término e a importância de realizar as metas no tempo proposto. 

Indicadores 

Como foi mencionado, é preciso acompanhar os resultados. Nesse sentido, é interessante definir os indicadores que deverão ser acompanhados, o que deve ser alcançado e como medir os resultados.

Por que realizar um plano operacional?

O plano operacional funciona como um guia, ou seja, mostra o caminho que deve ser percorrido para que a empresa consiga se desenvolver e crescer no mercado. Dessa maneira, o planejamento é fundamental na elaboração das metas e na realização de tarefas. 

O documento precisa ser elaborado previamente e o gestor participar de forma ativa, pois os objetivos devem ser bem estabelecidos e estarem de acordo com as necessidades do empreendimento. 

Com um eficiente plano operacional, os processos são mensurados e monitorados com mais precisão. Caso cada colaborador adote um método diferente, os gestores não conseguirão encontrar os gargalos e erros durante o processo e, assim, também não será possível realizar as alterações necessárias.  

Portanto, o plano precisa fazer parte de uma empresa que deseja se destacar no mercado e potencializar os resultados. Ele é fundamental para garantir processos mais otimizados e ajudar no desempenho do colaborador. 

Sendo assim, esperamos que tenha ficado claro para você o que é um plano de operações, como se faz, às informações que deve contê-lo, quais são os planos operacionais, as diferenças com o estratégico e as informações que devem ser inseridas. Isso, com certeza, ajudará a sua empresa a alavancar os resultados. Gostou deste conteúdo que preparamos para você? Então aproveite que está por aqui para saber mais a respeito da Tecnologia de Informação (TI) nas operações marítimas.