Viagem a negócios: como se planejar e evitar imprevistos?

Jonathan Dumphreys, diretor comercial de Rebocagem da Wilson Sons, acumula mais de 300 viagens a negócios nas três décadas de trabalho na empresa. Todos os anos, faz visitas à Ásia, à Europa e à América do Norte. Com tanta experiência, aprendeu muito sobre os desafios e as melhores práticas quando se viaja a trabalho.

Mesmo com a facilidade em fazer videoconferências e se comunicar rapidamente com qualquer pessoa a partir de uma simples ligação, a viagem a negócios continua relevante, na perspectiva dele.

“Pela expressão facial e corporal da pessoa, você sabe se a negociação está indo bem ou não, se a situação está ou não confortável. Videoconferência não fornece esse input”, acredita.

Ele também ressalta a boa impressão que conhecer os clientes pessoalmente pode causar: “Para mim, isso mostra que você está disposto a gastar seu tempo — 24 horas de avião para ir à Ásia, por exemplo — para estar frente a frente com o cliente e compreender toda a dinâmica da visita e negociação. Para mim, a presença é muito válida”.

Você também viaja a negócios com frequência ou está prestes a viajar a trabalho pela primeira vez? Nos tópicos abaixo, apresentamos dicas essenciais para fazer uma viagem bem-sucedida, baseadas na experiência de Dumphreys. Confira!

Dicas para planejar a viagem — e fechar negócios

Planeje os detalhes

Até para uma viagem a passeio esta dica é importante: planeje tudo. Para viagens a negócio, isso é ainda mais importante, afinal, ela é pautada por reuniões, almoços com clientes e outros encontros que precisam ser agendados com precedência. “Você tem que ter flexibilidade na agenda para encaixar uma reunião que precisou ser remarcada”, exemplifica Dumphreys.

Ele lembra que, antes, as reuniões eram marcadas até dois meses antes, entretanto, agora isso pode ser feito de forma muito mais dinâmica. Ele chega a marcar os encontros com duas semanas de antecedência e confirmá-los dois ou três dias antes. Na perspectiva do diretor comercial, o modo de trabalho das pessoas mudou bastante, e muitas não passam mais tanto tempo no escritório, mas justamente viajando.

“O grande lance desse tipo de viagem é a organização. Você tem que ser extremamente organizado, meticuloso e manter uma rotina bem disciplinada, ou acaba entrando em um cansaço absurdo durante a viagem, e isso não é bom, porque é preciso estar bem desperto quando se está negociando”, diz.

Para conseguir manter a organização durante a viagem, ele conta que nunca deixa acumular e-mails ou relatórios no dia a dia, por exemplo, e planeja a rotina antes mesmo de chegar ao local.

Também é preciso ter atenção ao seguro de viagem. Para Dumphreys, é necessário verificar basicamente a extensão da cobertura e se ele oferece facilidade para retorno ao Brasil, em casos urgentes. Como viaja muito, ele prefere fazer um seguro anual do que negociar um para cada percurso.

Saiba o que você consegue fazer por conta própria

Mesmo que pareça mais prático recorrer a uma agência ou delegar o planejamento à empresa, você mesmo pode solucionar muitos aspectos da viagem.

Dumphreys prefere resolver as questões de passagem, hospedagem e cronograma por conta própria, porque acredita que quem vai viajar tem mais condições de entender o roteiro que precisa seguir do que uma agência para a qual delegue o planejamento.

Ao escolher um hotel, por exemplo, ele leva em consideração não somente o preço, mas também a proximidade dos pontos em que precisa estar e do transporte público — muitas vezes, mais viável do que os carros em cidades movimentadas como Londres e Tóquio.

Se é a primeira vez que você vai ao local, recorra aos clientes e peça indicações de hospedagem próxima ao ponto de encontro de vocês. Além de estreitar a confiança, você tem a vantagem do “olhar local” que ele, certamente, tem sobre a região.

O diretor comercial oferece mais uma dica: “Tenho tudo mapeado no Google Maps, todos os endereços dos clientes. Faço as visitas por dia baseando-me nos locais mais próximos uns dos outros, para economizar no tempo de deslocamento. Tendo isso em mente e conhecendo os hábitos dos clientes (se preferem reunião no escritório, em almoços ou jantares, por exemplo), você sabe de quanto tempo precisará na viagem”.

Ele também recomenda utilizar aplicativos disponibilizados pelas companhias aéreas e pelos próprios hotéis para se manter atualizado referente a voos de conexão, cancelamentos e ofertas nos hotéis. Para gerenciar o itinerário da viagem, utiliza o TripIt Pro, aplicativo que permite gerenciar todo o percurso.

Estude a cultura do local do seu destino

Fazer negócios no Japão pode ser bem diferente de negociar no Brasil, explica Dumphreys, já que a cultura das pessoas é diferente em cada parte do mundo. Muitas vezes, um bom relacionamento com os clientes pode definir os rumos dos acordos, então, é essencial respeitar — e, preferencialmente, entender um pouco — a cultura do local para onde você está indo.

Dumphreys conta que, na primeira viagem a negócios que fez ao Japão, na década de 1980, recorreu à aeromoça do voo para a Ásia para aprender ao menos como se apresentar em japonês. Causou uma boa impressão nos clientes: “Isso quebrou o gelo instantaneamente, porque viram que eu era uma pessoa vinda do outro lado do mundo, muito diferente deles, mas me apresentando na língua local. Tenho amizades até hoje no Japão, 30 anos depois”.

É importante pesquisar sobre a cultura do lugar antes mesmo de viajar e, quando já estiver no local, aproveitar para conhecê-lo no tempo livre. Além de valer a pena pelo passeio, melhora a relação com os clientes, segundo Dumphreys: “Isso mostra que você está interessado na cultura deles”.

Outro ponto importante é estar sempre aberto a novas experiências, inclusive gastronômicas. Na Ásia, por exemplo, é costumeiro encontros de negócios serem regados a uma grande diversidade de pratos, e espera-se que o visitante prove um pouco de tudo. Para Dumphreys, quem viaja a muitas partes do mundo não pode ser uma pessoa resistente a experimentar diferentes sabores.

E, claro, algo que jamais poderia faltar em uma viagem a negócios é a própria capacidade de negociar! Aprimore a sua com dicas em nossos posts:

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